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Am 02.12.2024 fand der Kick-off für ein Großprojekt bei einem der führenden Versicherungsunternehmen Österreichs statt: Die Ablösung der bisherigen DOPiX-Lösung und die produktive Einführung der neuen Customer Communication Management (CCM)-Lösung von DocuMatrix. Als technischer Projektleiter durfte ich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer mit einem Rückblick auf die intensive Vorphase des Projektes führen und einen klaren Ausblick auf die kommenden Meilensteine geben.
Rückblick: Die Vorphasen des Projekts
Die Entscheidung, DOPiX durch eine moderne CCM-Lösung zu ersetzen, fiel nach einem strukturierten und umfassenden Prozess. Die Vorphasen gliederten sich in mehrere entscheidende Schritte, die wir im Detail durchgeführt haben:
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Vorstudie: Zu Beginn analysierten wir die Anforderungen und die aktuelle Nutzung der bestehenden DOPiX-Lösung. Ziel war es, Schwachstellen und Potenziale für eine optimierte Kommunikationsinfrastruktur zu identifizieren.
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Requirement-Analyse: Darauf aufbauend wurden die Anforderungen an die neue CCM-Lösung detailliert dokumentiert, um sicherzustellen, dass sowohl technische als auch fachliche Anforderungen abgedeckt werden.
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Auswahlprozess neuer CCM-Anbieter: Es folgte ein strukturierter Auswahlprozess, in dem verschiedene Anbieter verglichen und bewertet wurden. DocuMatrix konnte mit seiner leistungsfähigen und flexiblen Lösung überzeugen.
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Durchführung eines Proof of Concept: Um die technische Eignung und Passgenauigkeit zu bestätigen, wurde ein Proof of Concept (PoC) durchgeführt. Hierbei konnten erste praxisnahe Tests die Leistungsfähigkeit und Integrationsfähigkeit der DocuMatrix-Lösung unter Beweis stellen.
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Umsetzung der Pilotphase: In der Pilotphase wurden die Grundlagen für den produktiven Einsatz geschaffen. Neben dem Aufbau von drei Serverumgebungen wurde die Integration in die bestehende Integrationsschicht realisiert. Eine flexible Weiche ermöglicht das gezielte Umschalten zwischen DocuMatrix und DOPiX, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
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Managemententscheidung: Nach der erfolgreichen Pilotphase wurden die Ergebnisse dem Lenkungsausschuss vorgestellt. Am 18.10.2024 wurde schließlich die Entscheidung getroffen, die Umsetzungsphase zu starten.
Entscheidende Startvoraussetzungen für die Umsetzung
Mit dem Start der Implementierungsphase wurde der Grundstein für den Erfolg des Projektes gelegt. Wichtige Meilensteine und Voraussetzungen waren:
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Auswahl des Nachfolgeprodukts: DocuMatrix wurde als ideale Nachfolgelösung ausgewählt, da es sowohl die technischen Anforderungen erfüllt als auch effiziente Prozesse für die Vorlagentransformation bietet.
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Vorlagen-Transformation: DocuMatrix übernimmt die Transformation der bestehenden DOPiX-Vorlagen. Analyse, Konzeption und Planung dieser Aufgabe wurden bereits in den Vorphasen durchgeführt.
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Technische Infrastruktur: Drei Serverumgebungen wurden aufgebaut und sind betriebsbereit. Die Integration in die Integrationsschicht wurde erfolgreich abgeschlossen.
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Integration: Ãœber eine Weiche kann bei Bedarf gezielt zwischen DocuMatrix und DOPiX umgeschaltet werden. Damit wird sichergestellt, dass die technischen und fachlichen Prozesse in der Ãœbergangsphase reibungslos ablaufen.
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Freigabe durch das Steeringboard: Mit dem Go des Lenkungsausschusses wurde das Projekt offiziell in die Umsetzungsphase überführt.
Vorausblick: Roadmap und Meilensteine
Die Kick-off-Veranstaltung markierte nicht nur den Beginn der Umsetzungsphase, sondern auch den Start eines ambitionierten Fahrplans. Ein erster wichtiger Meilenstein wurde bereits am 05.12.2024 erreicht: Die neue CCM-Lösung wurde technisch produktiv gesetzt.
Der erste fachliche Produktivbetrieb ist für den 06.03.2025 geplant. Bis dahin sind weitere wichtige Aufgaben zu bewältigen:
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Transformation von Vorlagen: Insgesamt müssen ca. 700 bestehende Vorlagen in die neue CCM-Lösung überführt werden. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen DocuMatrix und den internen Teams.
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Tests und Optimierungen: Eine umfangreiche Testphase stellt sicher, dass die neue Lösung technisch stabil und voll funktionsfähig ist.
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Schulungen und Change Management: Um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten, werden alle betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Umgang mit der neuen Lösung geschult.
Fazit
Mit der erfolgreichen Kick-Off-Veranstaltung am 02.12.2024 wurde ein wichtiger Meilenstein für dieses zukunftsweisende Projekt gesetzt. Die intensiven Vorphasen haben den Grundstein für eine erfolgreiche Umsetzung gelegt und mit DocuMatrix wurde ein starker Partner gefunden, der das Unternehmen auf dem Weg zu einer modernen und effizienten Kommunikationsinfrastruktur begleitet.
Mit einem klar definierten Fahrplan, einem engagierten Team und einer erprobten technischen Lösung sind wir bestens aufgestellt, um die kommenden Herausforderungen zu meistern und das Projekt erfolgreich abzuschließen. Der erste professionelle Produktionseinsatz am 06.03.2025 wird ein weiterer wichtiger Schritt in die Zukunft sein.
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